¿Cómo actualizar las firmas de los empleados en Gmail? (Para administradores de Google)

Signature Manager Interface

Share This Post

En HiView Solutions somos un Premier Partner de Google Cloud. No sólo proporcionamos licencias y servicios de migración a la nube, sino que también damos soporte a todas las aplicaciones de Google Workspace (también conocido como G Suite). Los clientes se acercan a nosotros para brindarles asistencia técnica y darles más información sobre las características de los productos.

 

Constantemente recibimos solicitudes de algunos temas en particular, como por ejemplo: ¿Cómo un administrador de Google Workspace puede actualizar las firmas de sus usuarios en los correos electrónicos? Ya sea de forma masiva o llevando caso por caso, equipos de todos los tamaños han mostrado interés en cambiar las firmas de los usuarios para asegurarse que exista una consistencia de la marca y dar una imágen profesional.

 

Algunos equipos de marketing incluso utilizan las firmas en los correos electrónicos para promocionar descuentos por tiempo limitado. En estos casos, los equipos de marketing envían plantillas  que los usuarios de Gmail de su organización deben copiar y pegar en su configuración junto con su nombre y datos de contacto. Este proceso es algo laborioso y le quita valioso tiempo de trabajo a cada empleado.

 

Es difícil saber si los empleados han actualizado sus firmas correctamente. La única manera de saberlo es recibiendo un correo electrónico de cada empleado y verificar uno por uno si la configuración es la correcta. Afortunadamente podemos compartirle a estos equipos de marketing, administradores y usuarios de Gmail que ya no es necesario pasar por este proceso tan complicado.

 

La solución

¡Estamos felices de presentar nuestra herramienta gratuita: Administrador de firmas para Gmail!

Desarrollada por nuestros expertos de Google Cloud, esta herramienta está disponible para todos los administradores de Google Workspace.

La herramienta puede ser utilizada para actualizar firmas en Gmail de todos los empleados, miembros de algún grupo, miembros de algún Unidad Organizativa (UO)  o incluso, de algún empleado en particular.

 

Cómo utilizar esta herramienta:

Paso 1: Acceder a la herramienta

Para acceder al administrador de firmas para Gmail:

  1. Instalar la aplicación que se encuentra en el Marketplace de Google Workspace.
  2. Entrar a la página signature.hiviewsolutions.com.
  3. Iniciar sesión con tu cuenta de administrador de Google Workspace. ¿Tienes problemas para acceder? Contacta al equipo técnico.
  4. Hacer clic al menú en la esquina superior izquierda.
  5. Hacer clic en el administrador de firmas.

 

Paso 2: ¿Aplicar para todos los empleados?

Activa esta característica si lo que quieres es cambiar la firma de todos los usuarios de tu organización. Cuando lo hagas, verás un mensaje de alerta que te pedirá confirmar que quieres cambiar la firma de todos los usuarios. Esta acción no se puede revertir, por lo que debes estar seguro antes de hacer clic en “Sí” y aplicar los cambios en todas las firmas.

 

Paso 3: Selecciona usuarios

A continuación, hacer clic en el menú desplegable con el encabezado “Aplicar para usuarios en específico” y hacer clic en los correos electrónicos correspondientes a cada usuario que quieras modificar.

 

Paso 4: Carga una firma existente

Puedes subir una firma existente para actualizarla o usarla como base para otras firmas. Esta característica es especialmente útil cuando únicamente necesitas hacer cambios pequeños a una firma.

 

Paso 5: Usar Plantillas base

Para crear Plantillas base, haz lo siguiente: 

  1. Agrega una firma en el campo correspondiente, ya sea creando una desde cero o copiando una firma existente.
  2. Hacer clic en Vista y después en Preestreno para ver una muestra de cómo se verá la firma.
  3. Una vez que estés satisfecho con la plantilla de tu firma, hacer clic en Acciones de plantilla y después hacer clic en Guardar como nueva plantilla

Ahora serás capaz de usar tu template haciendo clic en el menú desplegable debajo de “Elegir una plantilla”. Para cambiar la plantilla, ajustalo a tu gusto y después da clic en acciones de plantilla y después en actualizar plantilla existente. 

Nota: Si lo prefieres, todavía puedes editar firmas en HTML haciendo clic en “Ver” y después en “Código fuente”.

 

¿Necesitas ayuda?

Si necesita ayuda con el uso de esta herramienta, comuníquese con nuestro equipo en support@hiviewsolutions.com.

 

Elegibilidad

La herramienta de administración de firmas está disponible para todos los administradores de Google Workspace (G Suite) con acceso de superadministrador.

 

¿Qué es HiView Solutions?

hiview solutions logo with google cloud icon

Somos un socio Premier certificado de Google Cloud que brinda licencias, servicios, productos y soporte que ayudan a las empresas a construir para el mañana. Damos soporte a Google Workspace, Google Cloud y una variedad de otros productos de Google. Ya sea que las empresas sean nuevas en Google y busquen migrar sus cuentas, o que estén bien establecidas en su entorno y busquen asistencia de expertos sin costo adicional, estamos aquí para ayudar.

More To Explore

Two team members discussing work on a laptop
Admin Resources

Google Workspace DLP Implementation Guide

For Google Workspace Enterprise edition Admins—learn how to set up and monitor your organization’s Data Loss Prevention (DLP) rules.