Empresas de todo el mundo usan aplicaciones de Google como Gmail, Docs, Sheets, Calendar todos los días. Sin embargo, muchos equipos que utilizan Google Workspace hacen poco uso de las excelentes funciones de los Grupos de Google, incluida la capacidad de crear un grupo en Gmail, también conocido como listas de correo o listas de envíos.
Como socio premier de Google Cloud, ayudamos a los clientes de todas las industrias a aprovechar al máximo Google Workspace (anteriormente G Suite/GSuite). Por eso alentamos a nuestros clientes de Google Workspace a utilizar los grupos de Gmail. A continuación, explicaremos por qué debería usarlos y cómo crear su primera lista de contactos de Google.
¿Qué es un grupo en Gmail?
Primero, definamos un grupo en Gmail. Un grupo en Gmail (lista de envíos o lista de correo) es una función de Google Groups que permite a los usuarios enviar un correo electrónico a un grupo de contactos utilizando una sola dirección de correo.
Por ejemplo, en HiView tenemos un grupo de Gmail para todos los empleados de HiView, todos los miembros del equipo de ventas y más. Una vez que elegimos los contactos para añadirlos al grupo de Gmail, nuestro equipo y los usuarios externos también pueden usar este grupo de Gmail. Así ahorramos una cantidad importante de tiempo al enviar a una sola dirección de correo electrónico en lugar de seleccionar los contactos uno por uno.
Los usuarios pueden incluso habilitar un grupo de Gmail para direcciones de correo electrónico externas, sin importar si están asociadas a una cuenta de Google Workspace. Por ejemplo, su equipo podría crear un nombre de grupo para boletines, comunicados de prensa o contratistas externos.
Lo puedes hacer en 3 sencillos pasos:
- Haz clic en crear grupo
- Escribe el nombre
- Selecciona contactos en Gmail
Extra: Puedes agregar etiquetas a este grupo de Gmail dando clic en “administrar etiquetas”
Los grupos de Gmail no deben confundirse con nombres de etiqueta, grupos de administradores, bandejas de entrada compartidas o bandejas de entrada colaborativas. Las cosas se complican un poco aquí, pero permítanos explicarlo.
Estos se definen como se muestra a continuación:
Unidades organizativas (UO)
Las unidades organizativas permiten a los administradores categorizar usuarios y dispositivos para que la configuración se pueda implementar en todo el grupo. Estos se configuran en la consola de administración y no están relacionados con Grupos de Google.
Grupos de administración
Estos son grupos creados y gestionados por administradores de Google Workspace con la consola de administración. Una vez creados, estos tienen casi todas las mismas funciones y capacidades de un Grupo de Google regular. A diferencia de los grupos ordinarios, estos grupos se pueden usar para configurar funciones o servicios. Los grupos de administradores se pueden usar para crear grupos de Gmail, como se explica en las instrucciones a continuación.
Bandejas de entrada compartidas
Las bandejas de entrada compartidas (también llamadas cuentas de servicio) son cuentas de usuario que están configuradas para ser compartidas por miembros de un equipo. Por ejemplo, es posible que desee que contabilidad@sudominio.com tenga su propia bandeja de entrada independiente en lugar de funcionar como un grupo de Gmail. Las bandejas compartidas ocupan su propia licencia de Google Workspace.
Bandejas de entrada colaborativas
Estos son grupos creados por usuarios que les permiten recibir correos electrónicos enviados a un alias (por ejemplo, support@yourdomain.com). Los usuarios pueden asignar correos electrónicos entrantes, lo que la convierte en una excelente solución para los equipos de soporte y otras personas que puedan necesitar el uso de tickets. A diferencia de las bandejas de entrada compartidas, estas no ocupan una licencia.
¿Quién puede crear grupos en Gmail?
Los administradores de Google y los usuarios finales pueden crear grupo en gmail, que sirve como lista de correo en Gmail. Todas las ediciones de Google Workspace/G Suite incluyen esta función.
Cómo crear un grupo en Gmail
Crear un grupo en Gmail es rápido y sencillo.
Para administradores de Google:
- Dentro de la consola de administración de su cuenta de Google, vaya a la sección Grupos.
Nota: Debe tener el privilegio de administrador de Grupos para completar esto. Si no tiene esto, pídale a un administrador que se lo proporcione o siga las instrucciones alternativas para otros usuarios.
- En la esquina superior izquierda, haga clic en Crear grupo.
- Ingrese la información solicitada para su Grupo. A continuación se muestra un ejemplo:
- Nombre: Todos los empleados de XYZ
- Descripción: Este Grupo incluye a todos los empleados de la Compañía XYZ. Se utiliza para anuncios que conciernen a todos los miembros del equipo.
- Correo electrónico del grupo: internal@xyzcompany.com
- Propietario(s) del grupo (Opcional): john@xyzcompany.com, maria@xyzcompany.com
- Seleccione el tipo de acceso de su Grupo.
Como se mencionó anteriormente, los usuarios externos pueden ser parte de su grupo de Gmail. Si desea permitir que se unan usuarios externos, seleccione Público. Si no es así, seleccione la otra opción que mejor se adapte a sus necesidades.
- Cree configuraciones de acceso personalizadas (opcional).
- Aquí, puede optar por personalizar los permisos basados en roles y la configuración de membresía.
- Haga clic en Crear grupo.
- En la parte inferior de la pantalla, haga clic en el enlace Agregar miembros.
- Agregue todos los miembros deseados.
- Haga clic en Agregar al grupo.
Para todos los demás usuarios:
- Inicie sesión en Grupos de Google.
- En la esquina superior izquierda, haga clic en Crear grupo.
- Ingrese la información solicitada para su Grupo. A continuación se muestra un ejemplo:
- Nombre: Todos los empleados de XYZ
- Descripción: Este Grupo incluye a todos los empleados de la Compañía XYZ. Se utiliza para anuncios que conciernen a todos los miembros del equipo.
- Correo electrónico del grupo: internal@xyzcompany.com
- Propietario(s) del grupo (Opcional): john@xyzcompany.com, maria@xyzcompany.com
- Seleccione el tipo de acceso de su Grupo.
Como se mencionó anteriormente, los usuarios externos pueden ser parte de su grupo de Gmail. Si desea permitir que se unan usuarios externos, seleccione Público. Si no es así, seleccione la otra opción que mejor se adapte a sus necesidades.
- Cree configuraciones de acceso personalizadas (opcional).
- Aquí, puede optar por personalizar los permisos basados en roles y la configuración de membresía.
- Haga clic en Crear grupo.
- En la parte inferior de la pantalla, haga clic en el enlace Agregar miembros.
- Agregue todos los miembros deseados.
- Haga clic en Agregar al grupo.
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