Sin importar que seas el fundador de una pequeña empresa o un administrador de TI en una empresa grande, su solución de almacenamiento y colaboración es fundamental para el éxito de su organización. En este artículo, presentaremos el caso de Google Workspace y lo guiaremos a través de cómo crear cuentas de Google Workspace para su negocio.
¿Por qué usar Google Workspace?
Google Workspace (anteriormente G Suite),la solución de aplicaciones de productividad más popular de Google, incrementa una variedad de beneficios clave para organizaciones de todos los tamaños.
- Colaboración remota en tiempo real: una de las propuestas de valor más importantes de Google Workspace son sus funciones de colaboración en vivo. Puede trabajar simultáneamente con sus compañeros de equipo en un documento, presentación de diapositivas y más, todo desde cualquier parte del mundo.
- Privacidad y seguridad: Google Workspace está respaldado por la misma infraestructura segura y enfoque de zero-trust (confianza cero) que impulsa la plataforma de búsqueda de Google. Disfrute de la seguridad de la nube con información y controles de administración.
- Su propio dominio personalizado: al cambiar a una edición de pago de Workspace, puede elegir un dominio de correo electrónico personalizado. Este dominio de correo electrónico único otorga a su equipo una mayor credibilidad y profesionalismo a los ojos de sus clientes y partes interesadas.
- Perfectamente integrado: hacer integraciones de diferentes soluciones para correo electrónico, almacenamiento de documentos y videoconferencias puede causar dolores de cabeza a los usuarios y equipos de TI. Con Google Workspace, disfrutas de una solución todo en uno con aplicaciones intuitivas y altamente interoperables.
¿Qué pasó con G Suite?
En octubre de 2020, Google cambió el nombre de G Suite a Google Workspace. La interfaz de usuario y administrador sigue siendo prácticamente la misma. Sin embargo, usted ahora puede notar que hay más ediciones para elegir, cada una de las cuales incluye una variedad de características nuevas. Para obtener más información sobre las diferencias entre las ediciones de Google Workspace, consulte este artículo.
¿Qué aplicaciones incluye Google Workspace?
Cuando compra licencias de Google Workspace, sus usuarios disfrutan de una solución de colaboración y productividad verdaderamente integral. Nos aseguraremos de que la edición Business o Enterprise de Google Workspace que elija sea adecuada para usted, incluidas todas las aplicaciones y funciones que necesita su equipo.
Todas las ediciones de Google Workspace incluyen:
- Gmail
- Chat
- Drive
- Documentos
- Hojas de cálculo
- Presentaciones
- Meet
- Calendario
- Consola de administración
- Keep
- Sitios
- Currents
Ciertas ediciones y complementos de Google Workspace incluyen:
- Unidades compartidos
- Usuarios archivados
- Grupos
- Cloud Search
- Vault
- Apps Script
- Voice
- AppSheet
- Classroom
- Chrome Empresarial
- Plataforma en la nube de Google
Cómo comenzar con Google Workspace
Ya invirtió tiempo en evaluar soluciones de productividad y decidió registrarse en Google Workspace. ¡Gran elección! Exploremos los pasos para comenzar.
¿Qué es un Google Cloud Partner?
Una de las primeras decisiones que deberá tomar al inicio es si desea comprar sus licencias directamente de Google o a través de un Premier Partner de Google Cloud como nosotros. Estos Partners cuentan con el respaldo de Google para proporcionar licencias y servicios para los productos de Google Cloud. Google recompensa a sus Partners con una parte de las tarifas de licencia de sus clientes, por lo que, en la mayoría de los casos, trabajar con un Partner no tiene costo extra ni desventajas.
Los beneficios clave de trabajar con HiView como su Partner incluyen:
- Servicios de asistencia de expertos de ingenieros certificados por Google sin costo alguno para usted
- Servicios profesionales de migración de datos
- Gestión de cambios organizacionales, incluida la capacitación para maximizar la adopción y el beneficio para el usuario
- Descuentos de licencia exclusivos*
*Contáctenos para verificar su elegibilidad
¿Que sigue?
Después de que nos envíe un breve mensaje sobre su interés en migrar a Google Workspace, uno de los miembros de nuestro equipo se comunicará con usted para programar una breve llamada de introducción de 30 minutos. En esta llamada, esté preparado para compartir lo siguiente:
- Su número total de usuarios
- Los nombres de los servicios actuales de correo electrónico, almacenamiento y colaboración
- La fecha límite de su proyecto, si aplica.
Después de esta llamada, tendremos una buena idea de si el proyecto es compatible. Si es así, nuestro equipo se comunicará con usted para programar una llamada formal de descubrimiento, que requerirá hasta una hora. Durante esta llamada, nuestro equipo le pedirá que comparta su pantalla para permitir la evaluación de su entorno actual, incluido el almacenamiento, las listas de distribución o grupos de correo electronico y más.
Aproximadamente 2 días después, recibirá un correo electrónico que incluye una declaración de trabajo (SOW) que detalla el alcance del proyecto y una cotización para la migración. Después de revisar y firmar esta declaración de trabajo, ¡estará listo para comenzar!
¡Hora de migrar!
Tan pronto como una semana después de que se devuelva la declaración de trabajo (SOW) firmada, se puede llevar a cabo la reunión de lanzamiento del proyecto. En esta reunión, conocerá al equipo del proyecto, quien confirmará con usted el alcance del proyecto y el cronograma.
Es especialmente importante que nuestro equipo esté al tanto de cualquier circunstancia especial que pueda afectar sus necesidades en cuestión de tiempo. Por ejemplo, se anotarán los días festivos contemplados por la empresa, las fechas ocupadas y otros eventos planificados para ayudar al equipo del proyecto a seleccionar la fecha ideal para la puesta en marcha. Otros elementos que se discutirán incluyen la estrategia de migración, la frecuencia de la reunión, el libro de trabajo del proyecto, las sesiones de capacitación (si aplica) y la resolución de las cuentas en conflicto.
¿Qué es una cuenta en conflicto?
Los conflictos surgen cuando un empleado ha utilizado la dirección de correo electrónico de su empresa para un servicio de Google, como YouTube, Picasa o Google Drive. Esto provoca una cuenta en conflicto con la nueva cuenta de Google Workspace siendo ya propiedad de la empresa, que se aborda durante la entrega del proyecto. Para obtener más información sobre las cuentas en conflicto, consulte este artículo.
Su(s) consultor(es) de HiView entonces harán su magia, migrando todas las cuentas y datos de su empresa. En promedio, el proyecto tomará de 4 a 6 semanas en total.
Una vez que estés activo en Google Workspace…
¡Por fin, su equipo está activo y puede comenzar a colaborar en Google Workspace! Poco después de esto, tendrá una reunión de incorporación con su administrador de cuentas de HiView en la que:
- Descubrirá cómo obtener soporte técnico
- Obtendrá más información sobre cómo ajustar el número de licencias
- Obtendrá acceso al portal de facturación de HiView
- Programará una sesión de capacitación de administración gratuita para ayudarlo a administrar mejor su entorno
Acerca de los Grupos de Google
Si el antiguo servicio de correo electrónico de su equipo incluía listas de distribución (por ejemplo, Microsoft Office 365), nuestro equipo las migró a Grupos de Google. Si su equipo no usó listas de distribución, le recomendamos que creen grupos para su equipo. Los grupos permitirán a su equipo:
- Enviar, recibir y clasificar correos electrónicos desde una dirección de correo electrónico compartida
- Asignar temas a los miembros
- Invitar a todos los miembros del grupo a una reunión a la vez
- Compartir permisos de Drive con todos los miembros del grupo a la vez
- Iniciar conversaciones con los miembros del grupo
>> Aprenda a crear listas de distribución
Para su(s) equipo(s) de soporte, sugerimos crear una bandeja de entrada colaborativa, un tipo de Grupo de Google que puede servir como un CRM/Gestión de relación de clientes . Permite a los equipos colaborar en correos electrónicos, así como ver, administrar y responder a los correos electrónicos enviados al grupo. Los mensajes también se pueden asignar a los usuarios del grupo.
Los Grupos de Google (incluidas las bandejas de entrada colaborativas) se incluyen con todas las ediciones de Google Workspace y no utilizan una licencia. Como administrador de Grupos de Google, disfrutará de controles y capacidades significativas mientras administra Grupos de Google para ayudarlo a habilitarlo en su equipo.
Recursos adicionales:
- Coexistencia entre Google Workspace y Microsoft Office 365
- Administración de dispositivos de Google Workspace
- Gestión de dispositivos móviles de Google Workspace
- Servicios de migración de Workspace a Workspace
Lanzamientos de nuevas funciones
Google innova constantemente con nuevas funciones para Google Workspace. Para obtener las últimas actualizaciones, así como consejos y trucos, síganos en estas plataformas:
¿Preguntas?
¿Tiene preguntas sobre nuestros procesos o sobre Google Workspace en general? ¡Envíe su información de contacto utilizando el formulario a continuación y nos pondremos en contacto pronto!
