Coexistencia entre Google Workspace y Microsoft Office 365.

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Getting Started.

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Ahora que están trabajando con Google Workspace, es momento de considerar dar el siguiente paso: dejar de utilizar Microsoft Office. 

Se recomienda hacer uso de Google Workspace como la única plataforma de trabajo. Aunque es posible para muchos negocios, Microsoft Office es una parte intrínseca de los procesos internos que dejar de utilizarlo parece como una carrera llena de obstáculos. En HiView, hemos establecido nuestra metodología de trabajo la cual reduce el uso de licencias de Microsoft Office en un 80%, lo cual resulta en una reducción de costo bastante significativa. 

Lo primero es entender el objetivo, aunque la meta sea eliminar el uso de Microsoft Office en un 100%, es realista establecer un objetivo que incluya a la mayoría. Una meta del 75% u 80% puede ser un objetivo más apropiado después de analizar el beneficio de reducción de costos, especialmente porque se relaciona con la ganancia de productividad. Acá es donde HiView juega un rol importante, podemos ayudarle a evaluar sus necesidades y limitaciones, determinando cuáles son las opciones ideales para su entorno empresarial y el tipo de licencias que mejor satisfagan sus necesidades.

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1. Identifique a sus usuarios y gestione el acceso

En una organización siempre hay usuarios que tienen mayor inclinación a aceptar los cambios, y si se les presenta la opción de adoptar estos cambios, están más que dispuestos a dejar de utilizar Microsoft Office. Al realizar una encuesta se obtiene mejor entendimiento de las necesidades de los equipos de trabajo y necesidades de sus usuarios y enfóquese en esos usuarios que tienen la tendencia de apoyar el cambio. En esta etapa, el objetivo de usuarios debería ser del 20 - 25% del total de empleados de su organización.

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2. Determinar cuáles son las limitaciones

El siguiente paso es realizar entrevistas con los jefes de departamentos administrativos o partes interesadas en el proyecto para determinar si es necesario establecer soluciones alternas a procesos laborales existentes y si se pueden resolver. Al realizar sesiones de laboratorio se abre una puerta a los usuarios de enfoque para el desarrollo de solución de problemas.

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3. Plan de transformación

Al hacer uso de las conclusiones de los pasos anteriores, ya puede establecer un mapa laboral para eliminar el uso de licencias de Microsoft Office. Al hacer grupos de trabajo se incluye:

- Usuarios dispuestos a adaptarse al cambio y dejar de hacer uso de Microsoft Office
- Usuarios que pueden dejar de usar Microsoft Office pero necesitan más instrucción o incentivos sobre cómo realizar esta transición
- Usuarios, de haber alguno, que no desee hacer esta transición

Estos pasos, en conjunto con un grupo de guías/gurús de Google, ha ayudado a las compañías a comunicar más fácilmente la transición a su organización. Además, el entrenamiento o sesiones de inducción de las aplicaciones y herramientas adaptado a las necesidades específicas de su negocio equipará mejor a su equipo para este cambio a Google Workspace. HiView Solutions le ayudará a desarrollar el mejor cambio de implementación para su organización.

El factor clave ...

El hecho de que los usuarios no tengan interés en hacer la transición no significa que el cambio no será exitoso. Con una gestión de cambio organizacional y tomando en cuenta la ingeniería de negocios, HiView le puede facilitar este proyecto y marcar la diferencia en su empresa. Si ud. Está dispuesto a dar el primer paso, nos aseguraremos de acompañarle en el resto del camino. 

Para aprender más sobre cómo empezar a hacer uso de Google Workspace con la ayuda de un Partner Premier de Google Cloud puede contactarnos enviándonos un mensaje acá.

Two team members discussing work on a laptop
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